Instituts & indépendantes
Relances clientes, rendez-vous non honorés : automatisez votre administratif
Automatisez les tâches répétitives, réactivez vos clientes, limitez les rendez-vous non honorés et suivez plus facilement l’activité de votre institut.
Premier rendez-vous gratuit et sans engagement.
La réalité du métier
Vous avez choisi ce métier pour vos clientes, pas pour l’administratif
Combien d’heures l’administratif vous prend-il chaque semaine ?
Le soir, entre deux clientes ou le week-end, l’administratif déborde souvent des horaires d’ouverture et peut aussi faire manquer des occasions.
- Un rendez-vous non confirmé : un créneau perdu dans une journée déjà serrée.
- Une cliente fidèle qu'on n'a pas revue depuis quatre mois : personne n'a eu le temps de la recontacter.
- Des chiffres disponibles mais peu exploités : difficile de voir rapidement ce qui évolue dans l’activité.
- Une visibilité locale peu suivie : des clientes potentielles qui trouvent plus facilement un concurrent.
Rien de tout cela n'est une question de compétence. C'est une question de temps, et le temps, ça s'organise.
Diagnostic opérationnel & opportunités d’automatisation
Avant toute mise en place, j’analyse votre fonctionnement actuel, ce que votre logiciel fait déjà et que vous n’utilisez pas, puis les tâches à automatiser en priorité. Vous recevez un rapport avec les actions classées par gain de temps.
Tarif fixe : 490 € HT
L’automatisation est chiffrée ensuite, selon ce que nous retenons ensemble.
Les systèmes que je mets en place
Des systèmes utiles au quotidien
Vos chiffres deviennent utiles pour décider
Vos chiffres deviennent utiles pour décider
Taux de remplissage, panier moyen, réservations, clientes inactives, prestations les plus demandées : vos indicateurs peuvent être regroupés automatiquement. L’IA fait ressortir les évolutions importantes et prépare des recommandations à vérifier avant décision.
Bénéfice : un pilotage plus clair, sans recopier vos chiffres dans ChatGPT chaque semaine.
Rendez-vous confirmés, créneaux protégés
Rendez-vous confirmés, créneaux protégés
Confirmation et rappel automatiques avant chaque rendez-vous. Une cliente empêchée peut le signaler à temps, et le créneau peut être proposé à une autre.
Bénéfice : moins de rendez-vous manqués, un planning qui rapporte ce qu'il doit rapporter.
Visibilité locale : votre fiche Google qui travaille pour vous
Visibilité locale : votre fiche Google qui travaille pour vous
Optimisation de votre fiche Google, suivi des avis avec propositions de réponses à valider et visibilité locale renforcée pour être trouvée au bon moment.
Bénéfice : apparaître dans les recherches locales « institut de beauté + votre ville », des avis suivis et une image en ligne soignée.
Réactivez les clientes que vous ne voyez plus
Réactivez les clientes que vous ne voyez plus
À partir de votre fichier client ou CRM, le système identifie les clientes inactives selon vos critères et prépare une relance adaptée. Vous validez avant envoi et le suivi est enregistré.
Bénéfice : des relances régulières sans perdre la maîtrise de votre relation cliente.
Un assistant IA personnalisé
Un appui au quotidien, même avec une toute petite équipe
En solo ou avec quelques collaboratrices, un agent assistant peut vous aider à gérer les demandes entre deux rendez-vous. Il est configuré à partir de vos prestations, de vos informations pratiques et de votre manière de répondre, avec les outils auxquels vous lui autorisez l’accès.
- Trier les mails prioritaires : repérer les demandes de rendez-vous, les changements de créneau et les messages qui nécessitent votre attention, selon vos critères.
- Préparer les réponses administratives : rédiger des réponses adaptées et les enregistrer dans les brouillons de votre messagerie. Vous les relisez, les ajustez et validez leur envoi.
- Retrouver les informations pratiques : consulter vos sources validées pour retrouver les horaires, les tarifs, les prestations ou les modalités de réservation.
- Organiser les suivis : résumer les échanges, préparer les rappels et les relances, et vous signaler les demandes encore en attente.
Par exemple : une cliente écrit pour connaître vos disponibilités et le tarif d’un soin. L’assistant classe sa demande, retrouve les informations disponibles et prépare une réponse dans vos brouillons. Vous vérifiez le créneau et le message avant de l’envoyer.
L’assistant prépare, vous gardez la main sur les réponses et la relation avec vos clientes. Ses accès et ses tâches sont définis avec vous, pour alléger votre quotidien.
La méthode
Une mise en place simple à partir de vos outils actuels
Je connecte ce que vous utilisez déjà pour automatiser les tâches utiles sans complexifier votre quotidien.
Comprendre vos besoins
Prioriser les automatisations utiles
Concevoir et mettre en place
Tester et ajuster pendant 3 mois
Et toujours : validation humaine avant toute action sensible. L’automatisation prépare, vous gardez la décision et la relation.
Réassurance
Pour qui ?
- Instituts de beauté, en solo ou avec une petite équipe.
- Esthéticiennes indépendantes, à domicile ou en cabine.
- Facialistes, prothésistes, spécialistes du regard et autres expertes du soin.
Plus de vingt ans dans le métier, en cabine, en institut et en environnement premium. Je sais ce qu'est une journée de soins à rallonge, et ce que représente une heure de gagnée.
Vous travaillez en collaboration avec un cabinet de médecine esthétique ?
Questions fréquentes
Je n’ai pas de site internet, est-ce vraiment utile pour mon institut ?
Oui, si le site a un rôle clair. Il ne doit pas seulement “exister”, mais présenter vos prestations, rassurer, répondre aux questions fréquentes et faciliter la prise de contact. Pour un institut, il doit aussi travailler avec votre fiche Google, vos avis, vos contenus et votre visibilité locale.
J’ai déjà un site internet, mais il ne me rapporte presque aucun client : pourquoi ?
Un site internet ne travaille pas tout seul. Il doit être optimisé régulièrement : mots-clés, structure, pages prestations, maillage interne, contenus utiles, référencement local, fiche Google et adaptation aux nouveaux usages de recherche. Le problème ne vient pas toujours du site lui-même, mais souvent de l’absence de stratégie de visibilité derrière.
Comment remplir davantage mon agenda grâce à une meilleure visibilité ?
Il faut travailler l’ensemble du parcours : être trouvée localement, donner confiance, présenter clairement les prestations, faciliter la prise de rendez-vous et relancer les clientes au bon moment. Le référencement local, les avis, la fiche Google, le site et les contenus peuvent contribuer à générer plus de demandes qualifiées.
Puis-je automatiser mes relances tout en conservant une relation humaine ?
Oui. L’automatisation peut préparer les rappels, les relances ou les messages de fidélisation, mais vous gardez le contrôle du ton et de l’envoi. L’objectif n’est pas de remplacer votre relation cliente, mais d’éviter les oublis et de gagner du temps.
Comment centraliser plusieurs agendas ou outils quand on travaille en freelance ?
L’objectif est de réduire les oublis et les doubles saisies. Selon les outils utilisés, il est possible de connecter ou structurer les agendas, formulaires, demandes clients, rappels et suivis dans une organisation plus simple, sans changer toute sa manière de travailler.
Est-ce utile d’avoir un site si mon institut utilise déjà une plateforme de réservation comme Planity ?
Oui, car les deux outils n’ont pas le même rôle. La plateforme facilite la réservation, tandis que le site présente votre univers, détaille vos prestations, répond aux questions et renforce votre présence dans les recherches locales. Ils peuvent fonctionner ensemble sans multiplier les parcours inutiles.
Instagram suffit-il pour faire connaître un institut localement ?
Instagram peut montrer votre travail et entretenir la relation avec votre communauté, mais il ne couvre pas tous les parcours de recherche. Une présence locale cohérente associe généralement la fiche Google, les avis, un site clair, les contenus sociaux et un accès simple à la réservation.
Comment éviter que des forfaits ou des cures déjà payés restent inachevés ?
Un suivi automatisé peut compter les séances réalisées, repérer les clientes qui ne reviennent plus et vous préparer une relance personnalisée. Vous validez le message avant l’envoi et gardez la relation en main.
Un agent IA a-t-il sa place dans un institut ?
Pour un institut ou une indépendante, un seul agent IA spécialisé suffit largement, par exemple pour trier les demandes de rendez-vous, préparer les relances et rédiger des brouillons de réponse que vous relisez. Un système multi-agents serait disproportionné pour cette taille de structure. L’agent prépare, vous validez, et vous gardez la relation avec vos clientes.
Premier pas
Parlons de vos priorités
Parlez-moi de votre activité, de vos besoins et de vos priorités pour préparer un premier échange.
Quelques questions pour préparer notre premier échange. Sans engagement.