Décrire ma situation
Décrivez votre situation, vos outils et les points que vous souhaitez simplifier.
Décrire ma situationInstituts & indépendantes
Vous avez choisi ce métier pour vos clientes. Pas pour la paperasse.
Devis à envoyer, factures à faire, rendez-vous à confirmer, avis à gérer, réseaux à alimenter, relances à ne pas oublier. Tout cela arrive après la fermeture, quand la journée de soins est déjà derrière vous.
AesthéIA met en place des systèmes simples qui prennent en charge l'administratif répétitif et renforcent votre visibilité locale, pour que vos soirées redeviennent des soirées.
La réalité du métier
Combien d'heures par semaine l'administratif prend-il à une esthéticienne indépendante ?
Dans la plupart des cas : entre 5 et 10 heures, le soir, entre deux clientes, le dimanche. Des heures ni facturées, ni reposantes. Et ce temps administratif cache un second coût, plus discret : les occasions manquées.
- Un devis promis mais envoyé trois jours plus tard : la cliente est allée voir ailleurs.
- Un rendez-vous non confirmé : un créneau perdu dans une journée déjà serrée.
- Une cliente fidèle qu'on n'a pas revue depuis quatre mois : personne n'a eu le temps de la recontacter.
- Un avis Google sans réponse depuis des semaines : c'est pourtant la première chose que regardent les nouvelles clientes.
- Une fiche Google incomplète : des recherches locales qui partent chez la concurrente mieux référencée.
Rien de tout cela n'est une question de compétence. C'est une question de temps, et le temps, ça s'organise.
Les systèmes que nous mettons en place
Comment automatiser les devis et les factures d'un institut de beauté ?
1. Devis et factures sans y passer ses soirées
Vos prestations, vos tarifs et vos forfaits sont structurés une fois pour toutes. Ensuite, chaque devis se prépare en quelques minutes : présentation professionnelle, envoi rapide, facture générée dans la foulée. Et chaque devis resté sans réponse est suivi : le système vous prépare la relance au bon moment.
Bénéfice attendu : des devis envoyés le jour même, des factures à jour, des relances qui ne dépendent plus de votre mémoire.
2. Rendez-vous confirmés, créneaux protégés
Confirmation et rappel automatiques avant chaque rendez-vous. Une cliente empêchée peut le signaler à temps, et le créneau peut être proposé à une autre.
Bénéfice attendu : moins de rendez-vous manqués, un planning qui rapporte ce qu'il doit rapporter.
3. Visibilité locale : votre fiche Google qui travaille pour vous
Optimisation complète de votre fiche d'établissement Google (photos, prestations, horaires, description), suivi des avis avec propositions de réponses à valider, et publication régulière facilitée. C'est le levier n°1 pour être trouvée par les clientes de votre quartier, bien avant les réseaux sociaux.
Bénéfice attendu : apparaître dans les recherches locales « institut de beauté + votre ville », des avis suivis et une image en ligne soignée.
notre pack visibilité locale et automatisation administrative
4. Fidélisation en pilote automatique (avec votre touche)
Le système repère les clientes qu'on n'a pas revues depuis un moment et prépare un message personnalisé, que vous validez d'un coup d'œil avant envoi. Anniversaires, renouvellement de soins, offres de saison : tout est préparé, rien ne part sans vous.
Bénéfice attendu : des clientes fidèles qui reviennent plus régulièrement, la source de chiffre d'affaires la moins chère qui existe.
La méthode
Des outils simples, pensés pour une activité en solo ou en petite équipe
Pas de logiciel compliqué de plus, pas d'abonnements qui s'empilent. Nous partons de ce que vous utilisez déjà : votre téléphone, votre agenda, vos outils actuels, et nous construisons des systèmes que vous savez utiliser dès le premier jour.
- Un premier échange pour comprendre votre activité et vos vraies pertes de temps.
- Le choix de deux ou trois automatisations prioritaires, pas quinze.
- La mise en place, avec une prise en main simple et accompagnée.
- Un point régulier pour ajuster et mesurer le temps récupéré.
Et toujours : rien ne part vers une cliente sans votre validation. L'automatisation prépare ; vous gardez votre style et votre relation.
Réassurance
Pour qui ?
- Instituts de beauté, en solo ou avec une petite équipe.
- Esthéticiennes indépendantes, à domicile ou en cabine.
- Facialistes, prothésistes, spécialistes du regard et autres expertes du soin.
Plus de vingt ans dans le métier, en cabine, en institut et en environnement premium. Nous savons ce qu'est une journée de soins à rallonge, et ce que représente une heure de gagnée.
Vous travaillez en collaboration avec un cabinet de médecine esthétique ?
Questions fréquentes
Je n’ai pas de site internet. Est-ce vraiment utile pour mon institut ?
Oui, si le site a un rôle clair. Il ne doit pas seulement “exister”, mais présenter vos prestations, rassurer, répondre aux questions fréquentes et faciliter la prise de contact. Pour un institut, il doit aussi travailler avec votre fiche Google, vos avis, vos contenus et votre visibilité locale.
J’ai déjà un site internet, mais il ne me rapporte presque aucun client. Pourquoi ?
Un site internet ne travaille pas tout seul. Il doit être optimisé régulièrement : mots-clés, structure, pages prestations, maillage interne, contenus utiles, référencement local, fiche Google et adaptation aux nouveaux usages de recherche. Le problème ne vient pas toujours du site lui-même, mais souvent de l’absence de stratégie de visibilité derrière.
Comment remplir davantage mon agenda grâce à une meilleure visibilité ?
Il faut travailler l’ensemble du parcours : être trouvée localement, donner confiance, présenter clairement les prestations, faciliter la prise de rendez-vous et relancer les clientes au bon moment. Le référencement local, les avis, la fiche Google, le site et les contenus peuvent contribuer à générer plus de demandes qualifiées.
Puis-je automatiser mes relances tout en conservant une relation humaine ?
Oui. L’automatisation peut préparer les rappels, les relances ou les messages de fidélisation, mais vous gardez le contrôle du ton et de l’envoi. L’objectif n’est pas de remplacer votre relation cliente, mais d’éviter les oublis et de gagner du temps.
Comment centraliser plusieurs agendas ou outils quand on travaille en freelance ?
L’objectif est de réduire les oublis et les doubles saisies. Selon les outils utilisés, il est possible de connecter ou structurer les agendas, formulaires, demandes clients, rappels et suivis dans une organisation plus simple, sans changer toute sa manière de travailler.
Premier échange
Et si vos soirées redevenaient des soirées ?
Un échange de 30 minutes pour identifier ce qui vous prend le plus de temps et ce qu'on peut automatiser en premier, simplement.